E-Rechnung · Stand Oktober 2026

E-Rechnungspflicht: Wer muss ab wann E-Rechnungen schicken?

Seit 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für Geschäfte zwischen Unternehmen. Was das konkret für Sie bedeutet, hängt davon ab, ob Sie Rechnungen empfangen oder versenden – und wie groß Ihr Unternehmen ist.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. Die Buchhaltungssoftware des Empfängers kann sie automatisch einlesen, ohne dass jemand abtippen muss.

Ein normales PDF ist keine E-Rechnung – auch nicht, wenn es per E-Mail verschickt wird. Ebenso wenig ein Foto, ein Scan oder eine Word-Datei. Diese gelten künftig nur noch als „sonstige Rechnung“.

In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet:

• XRechnung – eine reine XML-Datei, die Menschen ohne Hilfsprogramm kaum lesen können. Pflicht bei Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber. Herausgeber ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT): xeinkauf.de/xrechnung.
• ZUGFeRD (international „Factur-X“) – ein PDF, in das die maschinenlesbaren Daten eingebettet sind. Menschen sehen eine gewohnte Rechnung, die Software liest die Daten. Ab Version 2.0.1 und mindestens im Profil „BASIC“ gilt es als E-Rechnung; die Profile MINIMUM und BASIC WL reichen nicht. Herausgeber ist das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): ferd-net.de/standards/zugferd.

Wer muss E-Rechnungen empfangen können?

Seit dem 1. Januar 2025 jedes Unternehmen in Deutschland, das Leistungen von anderen Unternehmen bezieht – unabhängig von Größe und Branche, also auch Kleinunternehmer, Freiberufler und Vermieter. Eine Übergangsfrist gibt es dafür nicht. Meist genügt ein E-Mail-Postfach, über das E-Rechnungen ankommen können. Sie dürfen die Annahme einer E-Rechnung nicht verweigern.

Wer muss ab wann E-Rechnungen versenden?

Für das Versenden gelten Übergangsfristen (Wachstumschancengesetz):

Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Ob Ihr Kunde selbst Kleinunternehmer ist, spielt keine Rolle – er muss die E-Rechnung ja ohnehin empfangen können.

Wer ist ausgenommen?

• Rechnungen an Privatkunden (B2C) – hier bleiben Papier und PDF erlaubt.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV) – sie dürfen es aber freiwillig tun. Empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem.
• Bestimmte steuerfreie Leistungen (z. B. nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa Heilbehandlungen oder Versicherungsleistungen), für die ohnehin keine Rechnungspflicht besteht.

Rechnungen an Behörden: XRechnung schon heute Pflicht

Wer Bundesbehörden, Länder oder Kommunen beliefert, muss in der Regel bereits seit 2020 (Bund) bzw. je nach Bundesland E-Rechnungen schicken – meist als XRechnung und mit der Leitweg-ID des Auftraggebers. Diese Kennung finden Sie in der Bestellung oder im Vertrag.

Offizielle Quellen

• Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): ferd-net.de – mit gesetzlichen Rahmenbedingungen und häufigen Fragen
• ZUGFeRD-Standard: ferd-net.de/standards/zugferd
• XRechnung (KoSIT): xeinkauf.de/xrechnung – derzeit gilt Version 3.0; Version 4.0 ist für 2027 angekündigt.

So einfach geht die Umstellung mit KInvoice

Schreib einfach eine Mail – die KI schreibt deine E-Rechnung. Mit KInvoice by KIeserIT müssen Sie weder neue Software kaufen noch Ihre Abläufe umbauen: Senden Sie Ihre Rechnung als PDF oder Word-Datei an rechnung@kieserit.io – kurz darauf erhalten Sie die fertige E-Rechnung zurück.

• Keine neue Software: Sie schreiben Ihre Rechnungen weiter in Word oder Ihrem bisherigen Programm und senden das PDF einfach per E-Mail.
• Beide Formate auf einmal: Sie erhalten ein ZUGFeRD-PDF (für Geschäftskunden) und eine XRechnung (für Behörden) – Sie müssen nicht wissen, welches Format Ihr Kunde braucht.
• Geprüft nach offiziellen Regeln: Die XRechnung wird nach den Prüfregeln der KoSIT erzeugt, das ZUGFeRD-PDF im Profil EN 16931. Fehlende Pflichtangaben werden Ihnen genannt.
• Fehlendes einfach dazuschreiben: Leitweg-ID, Bestellnummer oder Telefonnummer fehlen? Schreiben Sie die Angabe in den Mailtext – KInvoice übernimmt sie.
• E-Rechnungen kostenlos lesen: Sie haben eine XRechnung bekommen, die niemand lesen kann? Weiterleiten genügt – zurück kommt ein übersichtliches PDF. Immer kostenlos.
• Datenschutz ernst genommen: Ihre Rechnungen werden nur im Arbeitsspeicher verarbeitet, nicht gespeichert, und Ihre Mail wird nach der Antwort gelöscht.
• Kostenlos testen: 3 Rechnungen pro Monat sind gratis, ohne Anmeldung. Danach ab 9,90 € im Monat, monatlich kündbar.

Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick (Stand Oktober 2026) und ersetzt keine Steuerberatung. Für Ihre individuelle Situation fragen Sie bitte Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.