Büroarbeit · Stand Oktober 2026

Büroarbeit unterwegs erledigen: Was Betriebe mit ChecKI sparen

Der Auftrag ist besprochen, die Maße stehen im Notizbuch, und abends wartet der Rechner. Für viele kleine Betriebe beginnt die Büroarbeit dann, wenn eigentlich Feierabend wäre. ChecKI dreht das um: Das Angebot entsteht direkt beim Kunden, per Sprache auf dem Handy, und die Rechnung später mit einem Tipp.

Warum Büroarbeit kleine Betriebe so viel kostet

Wie groß das Thema ist, zeigt eine Studie der Handwerkskammer Dresden mit der Fachhochschule des Mittelstands: Metallbaubetriebe mit 5 bis 15 Beschäftigten kamen im Schnitt auf 596 Stunden Bürokratie im Jahr, das sind rund 30 Prozent der Arbeitszeit, und auf etwa 22.000 Euro Zusatzkosten (Deutsche Handwerks Zeitung). Angebote und Rechnungen sind davon nur ein Teil. ChecKI löst also nicht die ganze Bürokratie, aber genau den Teil, der jeden Tag anfällt und direkt mit Ihrem Geld zu tun hat.

Dazu kommt ein zweiter Preis, der in keiner Statistik steht: Was abends aus dem Gedächtnis geschrieben wird, ist oft unvollständig. Eine vergessene Anfahrt oder etwas Kleinmaterial kostet direkt Marge, und ein Angebot, das erst Tage später rausgeht, kostet manchmal den Auftrag.

So läuft es mit ChecKI

• Beim Kunden: Sie sprechen das Angebot ein oder machen Fotos. Die Preise kommen aus Ihrer eigenen Preisliste.
• Vor dem Versand: Der Kalkulations-Check meldet, was fehlt, zum Beispiel die Anfahrt.
• Direkt danach: Das Angebot geht aus Ihrer eigenen Mail-App raus, von Ihrer Adresse.
• Nach der Arbeit: Mit einem Tipp wird aus dem Angebot die Rechnung, als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format.
• Im Blick: Offene Rechnungen, Erinnerung und Mahnung als fertige Vorlage, am Jahresanfang alle Dokumente als ZIP.

Beispielrechnung: Was das im Monat bringt

Die Zeiten sind Annahmen für einen kleinen Betrieb, keine Messwerte. Rechnen Sie ruhig mit Ihren eigenen Zahlen.

Bürozeit im Monat

• Bisher
• Mit ChecKI

Was die Zeit wert ist und was ChecKI kostet

Die Rechnung im Detail

Setzen Sie für eine Stunde Ihrer Zeit nur 50 € an, sind das 250 € im Monat. Dem stehen 14,99 € für ChecKI gegenüber. Ob aus der Zeit wirklich Geld wird, hängt davon ab, was Sie mit ihr machen: mehr Aufträge oder einfach ein früherer Feierabend. Beides ist ein guter Grund.

Brauche ich dann noch Microsoft Office?

Für Angebote und Rechnungen nicht mehr. Word-Vorlagen, Excel-Listen für Nummern und offene Posten sowie das Abtippen zwischen beiden fallen weg. Wer Office nur dafür bezahlt hat, kann das Abo oft kündigen. Microsoft 365 für Unternehmen kostet je nach Paket rund 6 bis 20 € im Monat je Person zuzüglich Umsatzsteuer (aktuelle Preise bei Microsoft), das deckt ChecKI schon zu einem guten Teil.

Ehrlich gesagt gilt das nicht für jeden: Wer umfangreiche Tabellen, Texte oder ein Firmenpostfach über Microsoft nutzt, behält Office dafür. Eine Mail-Adresse brauchen Sie weiterhin, ChecKI schickt aus Ihrer eigenen Mail-App. Und die Positionen eines Angebots lassen sich jederzeit als CSV-Liste öffnen, etwa um Material zu bestellen.

Was ChecKI bewusst nicht macht

ChecKI ersetzt weder Buchhaltung noch Steuerberater und ist kein Archiv: Am Jahresanfang kommen alle Dokumente als ZIP per Mail, 30 Tage später werden erledigte Dokumente des Vorjahres gelöscht. Das ZIP bewahren Sie selbst auf. Bisher ist ChecKI nur für Deutschland gemacht.

Quellen

• Deutsche Handwerks Zeitung: „So könnten Kleinbetriebe Bürokratie loswerden“, 08.05.2025 (Studie der Handwerkskammer Dresden und der FHM Bielefeld)
• Microsoft: Pläne und Preise für Microsoft 365 Business

Die Beispielrechnung beruht auf Annahmen (Stand Oktober 2026) und ist keine Zusage für Ihren Betrieb.